Задачи и функции государственных архивов

Задачи государственного Архива: 

• комплектование документами постоянного хранения организаций – источников комплектования Архива;

• обеспечение сохранности и государственный учет документов Национального архивного фонда, хранящихся в Архиве;

• информационное обеспечение органов государственного управления, использование и публикация документов;

• подготовка и издание сборников документов, справочно-информационных изданий, организация выставок документов;

• создание информационно-поисковых систем, банков и баз данных по документам Архива;

• ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, источниковедения, археографии, генеалогии и геральдики;

• координация деятельности организаций-источников комплектования Архива в сфере архивного дела и делопроизводства, оказание им организационно-методической помощи по внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, взаимодействие по этим вопросам с государственными органами;

• оказание содействия и консультативной помощи, в том числе на договорной основе, организациям частной формы собственности по вопросам накопления, учета, хранения, использования документов, организации делопроизводства;

• государственный контроль в сфере архивного дела и делопроизводства в соответствии с законодательством о контрольной деятельности. 

Функции государственного Архива:

• Осуществляет постоянное хранение и государственный учет документов Национального архивного фонда;

• осуществляет меры по обеспечению сохранности документов, улучшению их физического состояния, проводит реставрацию, консервацию, страховое копирование;

• организует отбор и осуществляет прием документов, печатных, иллюстративных и других материалов, дополняющих фонды Архива;

• в установленном порядке проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в Архиве, организует работу экспертно-методической комиссии по определению категории ценности документов, хранящихся в Архиве (особо ценных, уникальных документов, документальных памятников) и их стоимости, вносит предложения о придании документам Национального архивного фонда статуса историко-культурных ценностей Республики Беларусь;

• принимает в установленном порядке меры к пополнению Архива документами, находящимися в собственности негосударственных организаций, общественных объединений и граждан, по выявлению и получению от других белорусских и зарубежных архивов подлинников (или копий) архивных документов своего профиля;

• создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам Архива с целью оперативного их использования;

• информирует государственные органы, организации о составе и содержании документов Архива по актуальной для них тематике с целью использования в организационной, экономической, идеологической, научной и культурной деятельности;

• организует использование документов в читальном зале, на выставках, радио, телевидении, в периодической печати, осуществляет подготовку и издание сборников документов, архивных справочников, научных, научно-популярных изданий;

• осуществляет в установленном порядке организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций-источников комплектования, ведет государственный учет документов Национального архивного фонда, хранящихся в этих архивах;

• совместно с государственными органами участвует в мероприятиях по совершенствованию делопроизводства, работы архивов организаций;

• проводит в установленном законодательством порядке работу по рассекречиванию документов;

• исполняет запросы организаций и граждан, в том числе иностранных, готовит в установленном порядке ответы, выдает архивные справки, копии, выписки;

• представляет документы или их копии, информационные базы данных, архивные справочники для работы с ними в читальном зале;

• оказывает платные услуги юридическим и физическим лицам по научно-технической обработке документов, их использованию и обеспечению сохранности;

• разрабатывает и внедряет методические пособия по вопросам архивного дела и делопроизводства;

• вносит на рассмотрение местных исполнительных и распорядительных органов обслуживаемой зоны предложения по обеспечению сохранности документов, совершенствованию делопроизводства, работы архивов организаций;

• информирует соответствующие органы о фактах утраты, порчи, уничтожения документов, других нарушений законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства;

• в пределах своей компетенции осуществляет государственный контроль в сфере архивного дела и делопроизводства в соответствии с законодательством;

• рассматривает положения о центральных экспертных комиссиях (далее – ЦЭК), экспертных комиссиях (далее – ЭК), номенклатуры дел организаций, инструкции по делопроизводству на предмет соответствия их законодательству;

• рассматривает и утверждает поступившие от организаций описи дел постоянного хранения, документы которых подлежат приему в Архив, согласовывает описи дел по личному составу, рассматривает акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению;

• и иные функции.