Архивы

1. Как осуществляется выдача дел организациям-фондообразователям во временное пользование?

В соответствии с пунктами 107-110 Правил работы государственных архивов, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 31 августа 2022 г. № 119, дела во временное пользование  организациям выдаются из хранилища на срок, не превышающий два месяца. Продление установленных сроков выдачи дел во временное пользование допускается по письменному подтверждению организацией наличия выданных дел и соблюдений нормативных условий их хранения. Решение о выдаче дел во временное пользование принимается при наличии гарантийного письма организации. 

2. В организации, являющейся источником комплектования государственного архива, согласована номенклатура дел на 2024 год. В 2025 году, в результате расширения видов деятельности, произошли существенные изменения в структуре организации. Как правильно отразить данные изменения в номенклатуре дел организации? 

Согласно пунктов 138 и 139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 (в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 10 января 2024 г. № 2), номенклатура дел должна быть пересоставлена с учетом произошедших изменений и представлена на согласование в соответствующий государственный архив. 

3. Где указаны сроки хранения документов? 

Сроки хранения документов указаны в нормативном правовом акте – постановлении Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 140 (в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 августа 1922 г. № 115), которым установлен перечень типовых документов. 

4. Какая периодичность составления паспорта архива организации? 

Один раз в два года. 

5. Как часто надо проводить заседания экспертной комиссии (ЭК) организации? 

Заседания ЭК проводятся по мере необходимости, периодичность проведения закрепляется в положении о ней. Заседания ЭК оформляются протоколами, которые утверждаются руководителем организации. 

6. Как отразить в номенклатуре организации дела, которые образовались в течение делопроизводственного (календарного) года? 

Подпунктом 149.1 пункта 149 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 (в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 10 января 2024 г. № 2) установлено, что в конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел организации предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, которые будут формироваться в течение года. 

7. В мае текущего года в структуре организации произошли серьезные изменения. Следует ли пересоставить номенклатуру дел и согласовать ее с государственным архивом? 

В соответствии с пунктом 138 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 (в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 10 января 2024 г. № 2) номенклатура подлежит пересоставлению при значительных изменениях в структуре и (или) функциях (направлениях деятельности) организации, а в пункте 139 Инструкции, установлено, что после значительных изменений в структуре организации номенклатуру необходимо согласовать с соответствующим государственным архивом независимо от срока предыдущего согласования. 

8. Первичная профсоюзная организация, действующая в нашей организации, отказывается включать свои документы в сводную номенклатуру дел. Надо ли требовать от первичной организации предоставления сведений о делах для включения в номенклатуру? 

На основании пункта 143 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 (в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 10 января 2024 г. № 2) при наличии в организации общественной организации ее номенклатура дел составляется по установленной форме (приложение 4 к Инструкции), дела общественной организации включаются в конец номенклатуры дел организации самостоятельным разделом.

9. Подлежат ли включению в номенклатуру дел организации дела, содержащие служебную информацию ограниченного распространения или информацию, составляющую коммерческую тайну? Если да, то каким образом их отражать в номенклатуре дел? 

На основании подпункта 149.1 пункта 149 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 (в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь 10 января 2024 г. № 2) индексы дел, в которые помещены документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения или информацию, составляющую коммерческую тайну, дополняются через дефис соответственно строчными литерами «дсп» или «кт» в порядке, установленном актами законодательства. Например, 04-02-дсп (04-02-кт) либо 4-2-дсп (4-2-кт). 

10. Как определяются сроки исполнения документов (поручений)? 

В соответствии с пунктом 129 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 (в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь 10 января 2024 г. № 2) сроки исполнения документов (поручений) определяются в следующем порядке: 

• сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – со дня, следующего за днем регистрации документа в организации, если иное не установлено нормативными правовыми актами, распоряжениями Премьер-министра Республики Беларусь; 
• сроки исполнения документов (поручений) могут быть типовыми или индивидуальными. 

Индивидуальные сроки исполнения документов (поручений) указываются в тексте документа или в резолюции руководителя; 

документ (поручение), для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней; 

если крайняя дата исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, он должен быть исполнен не позднее первого следующего за ним рабочего дня; 

допускается изменение сроков исполнения документов (поручений). Изменение срока исполнения производится лицом, установившим его. Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно лицу, установившему срок, не позднее одной трети срока выполнения поручения или сразу же после получения задания, если иное не установлено нормативными правовыми актами, распоряжениями Премьер-министра Республики Беларусь. Изменение документируется: проставляются новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы. 

11. Как проставляется оттиск печати на документах? 

При оформлении реквизита «Печать» оттиск проставляемой печати должен захватывать часть наименования должности служащего лица, подписавшего (утвердившего) документ. Печати могут быть трех видов: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое назначение (в том числе для копий, для справок, для удостоверений). Виды применяемых печатей в организации и порядок их использования закрепляются в локальных правовых актах. Данная норма закреплена в пункте 57 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 (в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь 10 января 2024 г. № 2). 

12. Как заверяются копии документов в электронном виде? 

Копии документов в электронном виде, выполненные на бумажном носителе и предназначенные для обращения внутри организации, заверяются в следующем порядке. Отметка о заверении копии включает слово «Верно», наименование должности служащего лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения. Дата заверения оформляется цифровым способом.